远程办公,只是自救的开始

大家好,我是微软现代化工作模式解决方案的高级经理李亮,今天我将和润米咨询创始人刘润老师,共同带来这场关于“疫情当前我们如何重启商业”的话题。

疫情还在延续,但在过去的两周里,很多企业已陆续复工。面对非常时期的复工,大家有着不同的心态和需求,但有一点是共同的:办公模式受限,高效办公有挑战。

以前大部分企业几乎没有在家办公的经验,但今天,似乎每个人都要主动或被动地开启远程办公模式。

对此,有些企业是员工自发、自觉地就知道该用什么样的方式来开展在家的工作;有些企业是临时应付,随便找个工具,开个会,告诉大家要迎接新一轮的商业发展和挑战。

那么,企业究竟应该如何适应远程办公呢?

对于选择复工后的工作模式,有些企业是自上而下的选择,由公司统一根据需求明确工具、工作模式和方法。更多的企业是由下而上的,按照一线员工的喜好进行选择。

不管用哪种方式,都需要注意:

企业是否具备规划远程协作的能力,决定了企业在紧急时刻是否能够立即按下“重启”按钮,开始恢复原有的“秩序”。 

复工的同时,我们也要反思:

员工真的接纳远程办公了吗?

如何满足企业文化和员工日常习惯的融合?

工具和业务如何更好地绑定?

如何让员工在熟悉的场景下复工?

我们的效率和时间分配是否平衡,是否出现在家办公比去公司上班还要累的情况?

员工在家办公,究竟有没有属于自己的专注时间?

以前每天需要两小时通勤,现在基本上是一睁眼就到岗,这样的工作方式,真的合适吗?

……

抖音上面有很多在家办公的视频,比如一边抱着电脑,一边夹着电话;一边炒着菜,一边敲着电脑……

当下,企业真正要解决的,是能否把在家办公的模式做好,满足真正业务重启的要求。

复工后,有媒体圈的朋友找我,想了解微软员工复工的情况,以及我们在家工作是什么状态。

微软是允许常年Work from home(在家办公)的,工作时间空间都很灵活,所以当下情况跟以往没什么不同,效率也不会有任何影响。

可以说,微软员工无论在心态上、工具上、管理上或文化上,都是全面就绪且从容的。甚至于说大家的工作效率更高了,相互之间的配合也更密切了。

虽然微软远程办公不是直接连到公司内网,但是整个IT架构让我们有充足的能力去访问所有的业务系统。

不管是客户关系管理,还是内部审批流程,都可以在外部访问。并且,所有的访问过程都非常安全,不会存在数据泄露的风险。

当然,面对疫情带来的影响,重启公司不简单是让员工回来上班,更多的是人在能力上、工具上、心态上的调节。

作为公司的一员,作为独立的员工,作为社会最末节的细胞,我们对此应该有更完整的、更为立体的思考。

接下来,时间交给刘润老师。

01

大家好,我是润米咨询的刘润,同时我也是一名微软老兵,曾在微软工作近14年。我的分享涉及两方面内容:一是在工具和方法论上如何自救;二是如何快速复工。

一、自救方法论:

救命-治病-养生

刚才提到,收入停下来了,成本还在往前冲。这是旅游业、教育业、制造业等各行各业都要面对的巨大挑战,我希望每一个员工也要理解这个挑战。

接下来,我们开始今天第二部分的分享:企业自救方法论。我将其总结为“救命、治病、养生”六个字。

这次疫情对个人和企业都造成了危机,个人如果不幸重病,进入医院的ICU,医生遵循的原则是先救命,再治病,最后养生。

救命,就是活下去。比如说在办公室突然有人倒下了,你肯定是立刻去扶,掐着人中采取急救措施,然后打120。到了急救室后肯定是先把命救回来,再分析倒下的原因。

治病,就是好起来。如果是血管堵了,先别管怎么堵的,赶紧上支架把血管给打通,血管打通后,整个人开始正常循环了,这个环节叫做治病找到病根。

养生,就是更健康。出院时医院会劝你,平常少吃油、少吃盐,注意饮食健康,经常锻炼等,然后给开个训练的单子,这个叫做养生。

远程办公,只是自救的开始

所以,一定要记住这个顺序,先救命,再治病,后养生,让自己活下去,好起来,更健康。

企业在这次危机中可能会面临破产,如果有企业已经进入了ICU,也要遵循先救命,再治病,最后养生的顺序。

1.只有未来的自己,可以救今天的自己

当前公司全部进入ICU,收入暂停。有一份报告称64%公司现金流没了,三分之二要关门。一些公司的现金流撑不过两个月,没有收入就发不出工资,经营不下去,面临倒闭。

而解决问题必须从救命开始。救命要懂得清零的心态,一个人进了ICU之后,不能抱有幻想,把所有能抛掉的都抛掉,只有一个目的,就是活下去,这就是清零的心态。

对应到企业上来说,一定要认识到损失已经发生了。以前的一切东西都没有了,原定的今年的目标,能不能不亏钱……把这些都忘掉吧,就当你的公司已经倒闭了,所有员工全部都解散了,这才是目前的状态。

要把重点放在现在该怎么办上,而不是向外求救,找人帮帮你,因为全国企业都遇到问题,谁能有那么多钱。

远程办公,只是自救的开始

所以我要送给大家一句话,叫做:

只有未来的自己,可以救今天的自己,因为你在未来有赚钱的可能性,所以可以用未来赚钱的能力来拯救现在的自己。

2.三张财务报表,帮你自查

作为企业经营者,大家要知道财务的三张报表,分别是:现金流量表,利润表和资产负债表。

① 现金流量表——救命

现金流量表是看一家公司这个月进了多少钱,出了多少钱。

进的钱不一定都是你的收入,可能是预付款,可能是别人还你的钱,这是以前的收入。但我们只考核一样东西,今天有多少钱进多少钱出,当你的账上还能留一部分钱去运营,首先可以保证你的公司能活着。

现金流就像你身体中的血液,血液足够循环流通,你才能活下去。所以,你的现金一定要充裕,以让自己活得更久一些。

远程办公,只是自救的开始

现金流,就是人体的血,企业的命。救命,就是让现金流为正。而你所有的努力都是为了救命。

公司收到的合同款是现金流,尾款是现金流,向银行借款是现金流,股权融资是现金流,自己卖房子从家里拿钱是现金流,客户押金、储值也是现金流。

但是,这些钱有些属于你,有些只是暂时放在你的账上。不过,只要你的账上有这些钱,有这些正向现金流,你就能活下去。

② 利润表——治病

远程办公,只是自救的开始

没有利润的公司,都是有病的。利润不为正,就要治病。

公司一定要有现金支撑,能活三至六个月,也就是等到未来的你能够救今天的自己。

对于一个人也是一样,血止住终于不流了,可以开始饮食了,这意味着有了能量的摄入。当摄入的能量大于消耗时,人的体能才能逐步上升。这个过程就是进入一种治病状态。

所以,只有你收入大于支出的时候,你的公司才会越来越好,才会把原来欠的账都补上。这个过程就是治病,让公司好起来。

这对于公司意而言,意味着你现在要寻找的不是现金,而是收入。你要找到你的收入在哪里,你的支出在什么地方。

企业治病,要不断去寻找新的收入,同时控制自己的支出,这样才能进入治病状态。

③ 资产负债表——养生

一个人要有强大的心肺功能,结实的肌肉,抗击打能力与免疫力。这样的身体,就是你的资产。

所以,当你把病治好后,就要考虑如何让自己更强壮。跑步健身,注意饮食,强调睡眠,这会让自己的资产变强大,最终会让你成为一个健康的巨人。

巨人过河,是不需要策略的,踏水而过;巨人打架,是不需要策略的,直接碾压。

这三张财务报表,一张帮你救命,一张帮你治病,一张帮你养生。

3.做好三件事,更好地开展自救

疫情之下,要快速恢复,同时要做好这三件事情:“现金流为正,利润为正,资产增值”。当然,各行各业方法论略有不同。 

① 现金流量正,慢付快收,用来救命

让现金流为正,提振信心。前面讲了要有清零的心态,先不要考虑利润,活下来更重要。

  • 快收

首先是“快收”,本来应该收回来的钱尽快收回来,比如供应商、客户;本来是60天内付款,沟通看能不能提前付;本来要付100万,提早还只要80万……

但是,对方要是不给你怎么办?

可以“盘活应收”,把应收账款拿去银行贴现,把所有外面的现金收回来。所有收钱都是有代价的,为了收回来都要承担损失。

另外一个办法,求助股东。这家公司也许是你自己创业,是百分之百的股东制,钱不全来自于自己,这时最应求助的是股东。因为公司关掉之后,股东的所有收益就都没有了,这个时候请求股东们借你一点钱度过风险期,但是要强调你不占股份。

关于“快收”,总结以下三点:

低价预收:折扣充值卡,把未来的利润变成现金。

盘活应收:贷款、贴现。

求助股东:增加投资——增股权、股东债权。

  • 慢付

当你能活下来的时候,可以开始“慢付”。

第一,延期应付。

比如公积金能不能三个月付甚至不付,银行的利息能不能减缓,房租能不能减免……

如果是私人房东,要跟他商量,商量之后你可能就会少付或者晚付。但是房租这件事不能强迫人家,毕竟是私人企业,所有的减免都是有人在帮你承担成本,没有一分钱是从天上掉下来的。

还有员工的工资,比如减薪酬、晚付,这个可以跟员工商量。一般来说,员工工资由薪和酬两部分组成,前者指工资,后者指奖金。

你可以和员工商量,酬的部分能不能取消,薪的部分能不能延期支付,比如说本来一月一发工资,现在三个月发给你,但我给你付年化百分之几的利息,相当于你在我这儿买理财。

第二,酌量减支。

有个企业家在社群里问了我一个问题,说我们最近正打算在线下大规模扩张门店,我应该怎么扩张?我说千万别,这种支出是可以在现在支出,也可以在未来支出的,不一定是马上付的钱,要酌量性支出。

扩张、开新门店,尤其是在线下投广告,做大规模的培训研发这件事尽量减少,这叫做酌量减支。

第三,折价出货。

你可能会说我这个东西买进来的时候200块,现80块钱卖出去,凭什么?

你的目的是回笼现金,而不是赚利润。记住出院的最终目的是你活着出去了,而不是你的货折没折价。

比如说最近一些饭店准备了很多的菜品准备春节期间大干一场,疫情的原因开不了业,这时你可以选择门前卖菜。

“快收慢付”的时候要形成一个结果,用来做现金流量的估算。如果没有这个估算,凭感觉风险很大,现金流一旦断掉,公司就会死掉。 

② 利润为正,守住客户和员工,用来治病

做完救命的事情,就进入到治病阶段,这时就需要关心收入了,做到利润为正。

要实现利润表上的利润为正,收入要大于支出,最终吃进来的东西大于你消化掉的东西,这时才会越来越强壮。

在只有3到6个月的现金维持的情况下,如何治病?想未来的钱从哪儿来。

之前关注口罩的问题,家人的健康问题,担心会不会感染,如何去救灾等等。但是,现在大家要把心思放在同样重要的员工和客户身上,他们怎么样了?

长久来说,收入来自于关键客户。这时,要通过盘点和关怀,优化客户资源。

我建议大家,盘点一下客户情况,比如关键客户,有多少客户是在疫区的,这些客户未来三到六个月都不会产生收入。

比如关注客户在哪些行业,如果是线下教育、旅游行业的话,就很危险,但做远程教育或是远程办公的,会有高速成长。

还可以通过利润空间进行客户分类,80%的利润来自于20%的关键客户,为了治病要把关键客户筛选出来。筛选出来之后要给予充分的关怀,比如提供有用的信息、资源等。疫情结束之后,他对你会有特殊的感情。

企业要治病,就要梳理你的客户结构,优化财务管理和收入结构。

③ 资产增值,增加资产,用来养生

企业如何养生?养生是重新回到自己身上找问题,看是不是我们的免疫力不行。

在健身和拼命工作之间要有权衡,要提升各种资产,减少负债增加资产,给自己养养生,重新梳理企业文化,产品的不可替代性等。信用资产、客户资产、管理资产、产品资产、渠道资产,这都是核心资产。

以前比尔·盖茨讲“微软只有18个月的存活期,18个月之后我们就会死掉的。”

比尔·盖茨果然是大企业家,特别有危机意识。但现在,一些餐饮行业仅有几个月寿命。你的企业能活多久呢?

总之,一定要放平心态,提高收入,降低固定成本,还要锻炼身体,提高自己的资产。

PS:关注“刘润”公众号(ID:runliu-pub),回复关键词“现金流”,填表即可领取“现金流量表”,帮您清晰了解企业现金流状况。

今天的疫情一下子把很多中小企业都拉到了医院,甚至被拉到重症监护病房,那些不好好经营自己资产的企业都是这个下场。到医院看过的人都会明白,健康是多么重要。

今天往后,互联网的占比会继续提升,这是不可逆转的。每一个人都应该花更多的时间锻炼企业的基本功。

二、高效远程办公,快速复工

新型冠状病毒肆虐,牵动人心。这是人传人的病毒,目前病毒防控有三种办法,分别是控制传染源、疫苗和切断病毒的传播途径。

但是,由于病毒具有较长的潜伏期,患者症状也不一样,所以传染源比较难控制;并且,现在还没有有效的疫苗。因此,当前主要采取了第三种办法,切断病毒传播途径,武汉封城、全国放假。

在这里再次奉劝大家,尽量不要出门,不要去人多地方,否则过去两三周的努力,会因为我们的密集接触而功亏一篑。

切断病毒传播途径,阻断了疫情传播的同时,也阻断了商业交易。大家无法见面,交易场景就消失了,比如:旅游、餐饮、酒店、零售等。你也没办法去见你的客户,而中间的传播被隔绝之后,交易就被暂停了。

站在经济角度看,当收入停止,支出还在继续时,企业就会遇到苦难。而商业的本质是交易,无交易不商业,交易关系暂停之后,中国的经济会面临很大的问题。

很多企业在这段时间非常焦虑。之前关心口罩在哪买,现在关心公司没有收入怎么办。这就像在奔跑的人突然被绊了一跤,收入停下来了,成本还在往前冲。

这个时候怎么办?必须想方设法尽快重启你的公司,我建议立刻开始远程办公,这是非常必要的动作。

1.远程办公的两大障碍

远程办公会遇到很多问题,但主要要克服两个障碍:管理效率低,沟通效率低。

① 管理效率低

管理效率低,是因为很多人做不到自律。

我们在办公室上班,你不好好干活,但旁边有人看着你,你还是能做到自律的。我们把这种行为,叫做他律环境之下的自律。但在家里就不一样了,做不到自律又没人看着。

站在公司角度来讲,很多员工不能自律的话,对于管理而言,这就是一个低效问题。因为你没办法非常快速地安排工作、调整节奏,员工在做什么,遇到什么问题,也没办法及时向你请示,得到你的指导,协同上就会遭遇挑战。

② 沟通效率低

在办公室里做方案,大家可以聚在一起讨论,到一台电脑前共同修改。三五个人很快就能改完,协作效率很高。

但远程情况之下,改一个方案要需要发来发去,一个人改完另一个人再改,就变成了没有协作的单兵形态,沟通效率很低。

所以,远程办公的方法和工具其实都是来克服这两大障碍的。

我在微软工作的时候,一直面对远程办公的情况。我有14名员工,分别在中国香港、韩国和印度,其中几个人我这辈子都没有见过,但是在一起合作得非常好。

这都是应用一系列的方法和工具才能达成的。今天,就给大家分享6个提高工作效率的建议。其中,三个建议是给公司的,三个建议是给个人的。

2.给公司的三个建议

① 早会、晚报告

早会、晚报告是为了保证大家之间时间的一致性。当需要共同协作时可以找到你,而且早会一定要开视频,可以看到大家的穿着状态和工作状态;晚报告是跟进进度,做这两件事的目的是在两个时间段之间保持工作的状态。

早会,就是每个小团队,每天早上开15分钟的每日站会,大家站在一个大图标前,各自说一下今天要做什么。

非常简单,目的就是为了同步,也是为了让大家在同一个时间段里共同来做这件事,并且协同你的人知道你在做什么,避免重复。

所以,早会是让大家在9点钟准时上班,并且同时协作的制度。

晚报告,是晚上6点钟你可以说今天工作结束,利用各种工具,比如企业微信,或者钉钉,发个最简单的报告出来:今天我干的三件事,第一件干完了;第二件干了80%,遇到了一些问题,估计明天干完;第三件事干了90%,明天把进度追回来。

这叫早会、晚报告。有了这个制度之后,就可以保证大家在同一时间段里工作,虽然不在同一物理空间。

在办公室是同时出现在一个物理空间和同一个时间空间,所以效率特别高;但是你在家里,两者都不在一起,你的效率没办法提高。所以,一定要有一个制度让大家在同一个时间段出现。

② 把目标拆解成每天的任务

早会、晚报告是一天的开始和结束,中间部分如何提高效率呢?将管目标下沉到管任务,远程办公要把目标拆解为每天的任务,而且任务要可衡量且有结果。

比如:你让小张把销售抓起来,他在家远程办公,你不知道他抓了没有,抓到什么程度了,时间表是怎么样的……

所以,要把销售抓起来的这个目标,拆解成每天的具体任务。

在疫情当中销售任务是,要关怀最关键的客户,因为这些客户是你未来能不能活下来的关键。

我们要把客户进行盘点,比如找出20个关键客户,每天都要对这些客户进行电话沟通,明确你能给对方提供什么,比如整理出提供情报、口罩、行业经验、物资的四套方案。

早会的时候告诉小张,今天你的任务就是打5个电话。给客户提供这四个方案,并且得到具体的反馈。

这样在晚汇报的时候,小张才会有具体的事情可以汇报。否则他只能说,自己努力了,具体做了什么,有什么进展也说不清楚。

所以第二个建议,是要在每天的早会上,不要让员工说今天的目标是什么,而是打5个电话的具体任务。一定要把目标拆解成可衡量的任务,需要追踪结果的要按天为单位来看。

③ 善用工具

远程办公工具在科技或互联网公司,已经大量采用了,对他们来说问题不大。但对很多传统的使用办公室集中办公的公司,工具的使用是一个很大的问题。

到底需要什么工具来提高远程办公效率呢?我简单介绍一些:

  • 沟通类工具

沟通类工具建议大家用企业微信和钉钉,如果你实在没有,你至少要把微信群建立起来,让大家每天早上在微信群里早上完成早会,晚上完成报告。

  • 文档类工具

远程办公不在一个地方,单机版word做不到远程协同怎么办?我们可以用石墨和office 365等工具,大家可以在线共同修改同一篇文章,这个时候就达到了一个协同的目的。

  • 会议类工具

大家总得开会,你当然依然可以用微信,不过看不到人,建议大家开视频电话会议,可以使用腾讯会议、钉钉会议,还有第三方像ZOOM这样的软件。

  • 协同类工具

有些项目远比沟通来得复杂,因为像企业微信和钉钉的沟通是刷屏式的沟通,沟通完找不到东西。

例如:甲乙丙丁四个团队在做一个项目,如何把第一个任务完成,交给第二个团队,如何交接和高速推进,这就要采用协同类工具。

  • 存储类工具

过去我们是在一个人电脑上改文档,可是这个文档包含大量的公司资料,比如关于公司以前的各种各样的方案,购买的各种各样的素材库,这些必须在同一个地方能被所有员工在家访问。这时,公共存储就是你要寻找到一个好的工具。

总结一下,给公司的三个建议:

建议一,建立早会晚报告的制度,让大家在同一时间段进行协同。

建议二,把目标拆解成每天的任务,从管目标变成管任务,因为目标没有抓手,任务才是抓手。

建议三,借助远程协助工具,提高协作的效率,方法要依赖于工具。

3.给个人的三个建议

① 正式着装

你是一个员工,今天你要在家办公,一定要搞清楚你现在是上班状态。

如何搞清楚上班状态?一定要正装出席,我们习惯于早上起床时穿个睡衣去洗脸刷牙吃早饭,吃完坐在餐桌前就开始办公了。

这种状态特别不好,因为在心理上没有让你有一种开始的状态。只有你把每天上班时穿的衣服穿起来的时候,你才进入了“不对,我现在不是休息,我已经上班了”的状态。

当然,有的人心理上可以做到,但是我自己做不到,所以我要求自己进入到书房一定要穿正装,不一定打领带,但是至少穿得比较正式一点。

就算在家里面,也要切换状态,跟上班时间一样起床,进入工作状态,训练完全的自律。这会在很大程度上提高你的协作效率。

② 独立空间

一定不能在休息区域办公。反过来说,不要在办公的地方休息,在家里,要把做这两件事的场所分开。

如果你没有书房也没有关系,独立空间是相对的,相对于休息区域。比如说你把书房当做独立空间,穿好正装,吃完早饭进书房,进去干活了。真的要吃饭喝水一定要出来,不要把午饭带进去,一定要回到餐桌上来吃,这就是要独立的空间来做一个隔离。

如果没有书房怎么办?你在餐桌上也可以工作,但是每天早上吃完饭之后一定要收拾得干干净净,那时候你的餐桌就变成你工作的区域。变成工作区域之后,你在这个上面就不再吃饭不再做其他事了,立马进入工作。

如果是刚毕业的大学生,房子是跟朋友合租的,这种情况怎么办?你可以在床边搭个小架子,带着耳机,用声音的方式把自己跟外界隔绝开,营造一个用声音的空间,听一些适合在读书时听的舒缓音乐,这样会进入与外界隔绝的状态。

只有真正进入工作状态这个独立空间的时候,你才会断绝跟其他事情的联系。

否则,你可能就会在餐桌上坐一会儿,然后伸懒腰,躺到沙发上,接着就打开电视了。疫情很严重,我再看有什么新的事情发生,互联网上是怎么说的,我再翻翻手机,结果一小时就过去了。

自律与否需要“他”律,设置独立空间,进入一个“场”,让自己进入自律状态。用场的力量,环境的力量,帮助自己进入自律的状态。

所以一定要有一个清晰的区域,用这个区域来区隔,用一个仪式感来区隔。

③ 独立时间

在家办公,对公司而言,考验的是把目标拆解为任务的能力;对员工而言,非常考验区分工作和休息的能力。

如何才能清晰地区分好工作和休息时间呢?

建议大家用番茄工作法,就是工作以25分钟为一个单位,这25分钟里,手机调成静音,什么东西都不碰,告诉自己在这个时间里、在番茄钟提醒你之前,别的什么都不能干,只能专注工作。

25分钟之后休息5分钟,这5分钟可以去倒杯水、上个厕所,去翻翻其他书,这都可以,5分钟休息结束再进入下一个25分钟。

我的番茄钟会设置50分钟,休息10分钟,期间尽量让自己进入心流状态。

中午的时候,你当然可以在家里面做点东西吃,这是在家的好处。但也需要给自己设定好,12点到1点之间才可以做这件事情,这是你的休息时间。

吃完之后戴上口罩,出门走一走,稍微呼吸一下新鲜空气,舒展一下筋骨,这也挺重要的。到了下午1点钟再回来上班,6点钟下班。

下班之后,你就可以离开书房,你的电脑如果在餐桌上,就把电脑从餐桌上拿走,进下班状态。你告诉自己,我下班了,这个时候才把身上正式的衣服换成家居服。 

清晰地区分好工作和休息时间,这样远程工作,才会让你既有高效,又能劳逸平衡。

如果公司里每个人都能做好这件事情,其实对公司的管理水平和个人的自我管理水平都是一个很大的提升。

以上,是我分别站在企业和员工角度给大家的6个建议,希望能帮到在家办公的你。 

远程办公,只是自救的开始。远程办公,不是为老板,而是为自己,每一个人一定要和公司共患难。

冬天永远是淘汰那些体力弱的人,留下体力强的人。

祝你活过这个冬天。熬不到春天的,享受不到夏天,收获不了秋天。

以上就是我今天分享的内容,谢谢大家!

02

以下,为微软中国高级产品经理李亮的分享。

刘润老师分享的很多观点,使我深受启发。比如救命、治病和养生的方法论,以及不同的企业要根据自己的财务状况、运转方式和不同的阶段,去面对各自的挑战。

如何应对未来的不确定性?

接下来,我的分享将会围绕“企业逐渐恢复业务正常运转后”展开,即当企业恢复正常业务后,要进一步深入思考,如何让我们更具有主动应对未来不确定性的能力?

在这里,给大家几点建议。

1.最大化个人、团队、公司每一级的效率

个人作为整个社会最基础的细胞,在商业环境里面,以什么样的方式、什么样的效率在工作,对团队来说非常重要。

一线员工每天工作8小时,甚至10小时,非常辛苦,但是效率如何?有没有做到有效输出?

比如重复性工作有没有利用工具,工作过程是否采用了智能工具?

比如你有国外的合作伙伴,要大量阅读文档,翻译很多内容,这种场景要用到AI翻译,因为现在技术在翻译、美观、设计方面已经非常成熟,如果将其融入到日常工作中,对于团队效率的提升会更加明显。

如果没有这次疫情,大家可能不会觉得团队怎么会有这么多协作。从早到晚,都是在运用各种协作工具开会。

今天团队协作已经是5年前的数倍了,而且任何事情一个人是办不成的,都需要团队的协作。

那么,如何更好地让团队有效协作开展工作呢?比如,一个3人的团队和另外一个5人团队,他们的工作目标和方式完全不同。

所以,不能让所有团队去适应一套工具,而是要让工具去适配各团队。因此,团队协作工具一定要具有很强的自定义和自生产能力,让工具去符合团队业务目标和需求。

那么,公司层面如何洞察各团队的效率呢?

就是用刘润老师讲的财务三张表,大部分公司认为这三张表只是一些财务数据。其实不然,我们还要帮助企业客户用好这三张表。

我们把基本业务模型应用到这三张表进行分析,包括风险模型的分析,通过微软Power BI技术快速告诉客户其自身的财务状况,并预警危机会出现在什么时间和哪些领域。

2.最大化现有投资:整合现有体系和流程

伴随着企业的发展,企业内部建立了很多系统,积累了大量业务平台。我们如何把新的工具平台、新的体系和我们现有的体系、流程做一个很好的整合?

我们要做的,不是要推倒重来,而是需要对过往兼容,需要在现在平台上植入新的业务或合作平台,以保证现有的投资不受影响。

3.从管理到赋能:让员工拥有自主能力

在管理上,要利用IT转变我们的思维,让员工拥有自主的能力,而不是完全依赖IT部门。

很多朋友咨询我,如何做在线疫情汇报统计表、如何做网课的发布等自动化流程,传统模式是将这些需求交给IT部门或是外包出去,然后等上两周或两个月做开发、测试和上线。

今天,IT部门不是简单的运维会帮助解决问题,不是有需求就开始做,要更多地起到赋能的角色,目前已成为各行各业发展和变革的催化剂。

拿今天的直播来说,需要市场、产品、公关部门的小伙伴一起协作,每个流程都是自己完成的,比如做数据采集,设计一些流程,即便没有IT技术背景的人,也可以直接用信息采集的表单,自动触发邮件通知、信息反馈等。这些非技术人员可以去做,这是未来发展的方向。

4.对效率的洞察和分析:找到原因并改进

对效率的洞察和分析,是指今天的工作无论是朝九晚五还是996,都在用不同的方式进行协作,这些协作是好还是坏?我们是不是存在协作过渡的情况?是不是开了太多的会议?

虽然协作在进行中,但是仿佛并没有提供什么有效的决策,我们正在践行减少协作、减少会议的理念,把浪费掉的时间找回来。

如何找呢?

首先,需要有洞察的能力。假如一个会议有十几个人参加,你觉得这会是一个高效的会议吗?一个会议开了三个小时,与我相关的只有15分钟,这对我来说就是低效会议,至少浪费了我两个多小时时间。

那么,如何帮助企业去洞察这些问题呢?可以借助微软的一个工具:Workplace Analytics(工作场所分析)。

比如关于研发团队的例子,研发团队和市场、销售团队之间从来不开会,相互之间没有任何沟通,这样的话,你研发出来的产品肯定不符合市场需求。

但是,如果是一个保密级别高的项目,研发部门天天和市场部门开会,这样你的保密机制、保护策略可能会出问题。

所以,在赋能每一个人的时候,还要能获得一些洞察,从中发现问题,进而修正协作流程,实现更高效的协同。

5.注意安全性:灵活不代表安全大门敞开

与互联网、云服务、远程协作相关的,是安全性问题。当下为了能够远程办公,我们开启了大量的内网服务、VPN(在公用网络上建立专用网络,进行加密通讯)等,可以公网访问,为了满足工作方式的灵活,不代表大门敞开,也不代表你可以不合规。

比如一个word文档,丢到一个四五十人的群里,这个文档是否可控,是否可以追踪这个文档在哪里,被谁打开了,打开的频率是什么?这就可以借助Office 365平台来解决。

以上就是我今天的分享,谢谢大家!

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